Des milliers d’enseignants vont bientôt ou ont déjà commencé à prendre contact avec les parents de leurs élèves.

J’entretiens une correspondance assez soutenue avec les parents de mes élèves depuis 2011. Au fil des ans, j’ai développé une manière de fonctionner qui pourrait probablement aider les gens dans le cas qui nous intéresse.

Avant de débuter les échanges de courriels avec les parents, j’envoie toujours mon premier message d’introduction qui sert à mettre “les choses” au clair.

Le modèle que je vais vous présenter ici peut être modifié selon votre situation, bien entendu. Je trouve que le fait d’énoncer des règles précises aide à établir un meilleur contact avec les parents. De cette façon, il n’y a pas de malentendus. Il n’y a pas de fausses attentes. Il faut éviter que chaque parent crée son propre fonctionnement car vous serez incapable de répondre aux demandes particulières de tous “vos” parents.

J’ai ajouté des commentaires entre parenthèses pour expliquer certaines phrases. Les mots qui ne sont pas en italique sont à modifier selon votre situation personnelle. Le message le plus important à passer, à mon avis, est le fait qu’il s’agit d’une proposition. Vous leur proposez un service que vous allez piloter à votre façon selon vos disponibilités. Vous êtes en charge du déroulement des échanges comme vous l’êtes également dans votre classe.

Modèle de message:

Bonjour madame….. ou monsieur …..,
Je me nomme
Prénom Nom.  Je suis orthopédagogue à l’école Nom.  J’aurai le plaisir de travailler avec Prénom Nom de l’enfant.  Je communiquerai avec vous à chaque semaine pour vous tenir informés des défis et des progrès de votre enfant. (Cette phrase serait à modifier puisqu’elle ne tient pas compte de la situation actuelle. L’important ici, c’est de proposer aux parents ce que vous êtes prêts ou prêtes à faire pour vos élèves selon votre situation à la maison et selon ce qu’il sera possible de faire comme “enseignement à distance”. Dans un prochain billet, je vais vous expliquer ce que j’ai décidé de proposer comme activité pédagogique.)


Pour faciliter l’utilisation de ce service, je vous propose quelques règles de bonne étiquette à établir entre nous.

1-     Votre adresse courriel est confidentielle.  Je vous assure que je ne la transmettrai à personne.  Elle sera conservée dans mes dossiers professionnels.   

2-    Chaque message vous sera envoyé personnellement; il n’y aura aucun message envoyé à tous en même temps. Il portera le titre de  « Suivi en orthopédagogie» ou “Suivi scolaire”. (Vous pouvez utiliser le titre qui vous semble approprié. Il est important d’avoir un titre qui identifie le message. )  Pour favoriser un meilleur suivi entre les intervenants, une copie des messages pourrait être envoyée à l’enseignant de Prénom Nom de l’enfant. (Cette phrase peut être inversée si c’est l’enseignant qui prévoit envoyer une copie du message à l’orthopédagogue ou à un autre intervenant qui offre un soutien à l’élève concerné.)

3-    Je vous écrirai pendant les heures d’ouverture de l’école seulement.  Donc, je vous répondrai également pendant ces mêmes heures.  Il en va de même pour vous, je ne m’attendrai pas à une réponse immédiate de votre part non plus.  « Vous pouvez laisser passer la fin de semaine avant de me répondre. Cela ne m’inquiètera pas. » (Il est important de fixer des limites claires et précises. Les parents ne vous “reprocheront” pas de ne pas répondre immédiatement aux messages qu’ils vous ont envoyés à 22h30.Vous pouvez aussi donner un délai de deux jours avant de répondre. Tout dépend de ce que vous êtes capable de donner d’offrir comme temps.)

4-   Je m’adresserai à vous dans un langage correct et courtois, mais je vous dirai exactement ce qui en est des progrès ou des difficultés de votre enfant.  Ainsi, vous aurez un portrait authentique des défis qu’il rencontre et du chemin qu’il fait. (Je reviendrai sur ce point dans un autre billet concernant le contenu des messages envoyés aux parents. Je pense qu’il est important de leur annoncer de quoi nous allons discuter. Dans la situation présente, cela sera probablement un échange d’activités à faire en ligne.)

5-   Comme j’utiliserai un langage poli et courtois, je m’attends à la même chose de votre part.  Les courriels qui ne respecteront pas cette règle de base en « nettiquette » vous seront retournés avec la mention « à revoir s’il-vous-plaît ». (Je n’ai jamais eu à le faire en 9 ans. Je sais que cette phrase fait un peu sourire les gens. Je l’emploie car je trouve qu’elle sous-entend que j’ai le contrôle de l’échange.)

Je sais que ce service de communication vous permettra de bien suivre le cheminement de votre enfant et nous permettra de l’aider à progresser et à s’épanouir.  L’important est de bien soutenir votre enfant dans ses apprentissages.  Et c’est ce que nous ferons au mieux de nos capacités. (Selon la situation actuelle, l’important est davantage de sécuriser les enfants du primaire. À mon avis, le soutien au niveau des apprentissages est plutôt limité à distance.)

En terminant, je vous demande SVP de répondre à ce message pour me permettre de vérifier qu’il n’y a aucune erreur dans votre adresse et que je communique bien avec la bonne personne.  En répondant, vous acceptez de vous conformer aux 5 règles ci-haut mentionnées. Si vous recevez ce courriel par erreur, m’en aviser SVP.

Formule de salutations à votre choix,

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